ทำไมเคลมข้ามประเทศจึงถูกขอเอกสารเพิ่มบ่อย
ผู้พิจารณาเคลมในต่างประเทศไม่สามารถอ่านเอกสารภาษาไทยได้ และไม่มีบริบทของระบบสาธารณสุขไทย จึงต้องอาศัยคำแปลที่ครบถ้วนและเอกสารที่ตรวจสอบย้อนกลับได้เพื่อยืนยันว่าค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นจริง
ปัญหาที่พบบ่อยคือผู้เอาประกันส่งเพียงภาพถ่ายใบเสร็จรวมยอดใบเดียว โดยไม่มีใบแจกแจงรายการและใบรับรองแพทย์ ทำให้บริษัทไม่สามารถตรวจได้ว่าค่าใช้จ่ายส่วนใดอยู่ในความคุ้มครอง
จากการช่วยลูกค้าจัดชุดเอกสารเคลมมาต่อเนื่อง เราพบว่าการส่งครบตั้งแต่รอบแรกลดเวลาพิจารณาลงได้มาก เพราะทุกครั้งที่บริษัทขอเอกสารเพิ่ม รอบการพิจารณาจะเริ่มนับใหม่
เอกสารสี่กลุ่มที่บริษัทประกันขอเสมอ
กลุ่มที่หนึ่งคือเอกสารทางการแพทย์ ได้แก่ ใบรับรองแพทย์ที่ระบุการวินิจฉัย วันที่รักษา และแนวทางการรักษา รวมถึงเวชระเบียนหรือผลตรวจที่เกี่ยวข้องเมื่อบริษัทร้องขอ
กลุ่มที่สองคือเอกสารการเงิน ได้แก่ ใบเสร็จรับเงินตัวจริง ใบแจกแจงรายการค่ารักษา และหลักฐานการชำระเงิน กลุ่มที่สามคือเอกสารยืนยันตัวตนและกรมธรรม์ เช่น หนังสือเดินทาง หน้าตราประทับเข้าเมือง และหน้าตารางกรมธรรม์
กลุ่มที่สี่คือเอกสารประกอบเหตุการณ์เฉพาะกรณี เช่น บันทึกประจำวันของตำรวจกรณีอุบัติเหตุ ใบรับรองการเดินทางหรือหนังสือจากสายการบินกรณีเหตุระหว่างเดินทาง
มาตรฐานคำแปลเอกสารทางการแพทย์และการเงิน
คำแปลเอกสารการแพทย์ต้องรักษาศัพท์เฉพาะให้ตรงกับมาตรฐานสากล การแปลชื่อโรคหรือหัตถการแบบทับศัพท์อย่างเดียวมักทำให้ผู้พิจารณาไม่สามารถเทียบกับตารางความคุ้มครองได้
คำแปลเอกสารการเงินต้องคงรูปแบบตัวเลข สกุลเงิน และวันที่ให้ตรงกับต้นฉบับทุกจุด ตัวเลขที่คลาดเคลื่อนแม้เพียงหลักเดียวจะทำให้ยอดรวมไม่ตรงและถูกตั้งข้อสงสัยทันที
คำแปลควรมีคำรับรองของผู้แปลพร้อมข้อมูลติดต่อที่ตรวจสอบได้ เพราะบริษัทประกันหลายแห่งกำหนดให้คำแปลมาจากผู้แปลอิสระ ไม่ใช่ผู้เอาประกันแปลเอง
เมื่อไหร่ต้องรับรองโดยโนตารีหรือกงสุล
กรณียอดเคลมสูงหรือเป็นการเคลมกรมธรรม์ที่ออกในต่างประเทศ บริษัทมักขอให้สำเนาเอกสารได้รับการรับรองว่าถูกต้องตรงกับต้นฉบับโดยโนตารีพับลิก
กรณีเคลมที่ต้องใช้ประกอบกระบวนการทางกฎหมาย เช่น การเรียกร้องจากบุคคลที่สาม อาจต้องรับรองต่อกรมการกงสุลและสถานทูตของประเทศที่ใช้เอกสารด้วย
แนวปฏิบัติที่ปลอดภัยคือสอบถามข้อกำหนดเป็นลายลักษณ์อักษรจากบริษัทประกันก่อน แล้วจึงดำเนินการรับรองเท่าที่จำเป็น เพื่อไม่ให้เสียค่าใช้จ่ายกับชั้นรับรองที่ไม่ได้ใช้
ข้อควรระวังเรื่องวันที่ ตัวเลข และชื่อสถานพยาบาล
เอกสารไทยจำนวนมากใช้ปีพุทธศักราช การแปลต้องระบุปีคริสต์ศักราชให้ชัดเจน มิฉะนั้นผู้พิจารณาอาจเห็นว่าวันที่รักษาอยู่นอกช่วงความคุ้มครอง
ชื่อสถานพยาบาลควรใช้ชื่อภาษาอังกฤษที่สถานพยาบาลใช้อย่างเป็นทางการ เพื่อให้บริษัทตรวจสอบสถานะและใบอนุญาตได้ การแปลชื่อขึ้นใหม่เองทำให้ค้นหาไม่พบ
หากมีการชำระเงินหลายครั้ง ควรเรียงเอกสารตามลำดับเวลาและทำสารบัญกำกับ เพื่อให้ผู้พิจารณากระทบยอดได้โดยไม่ต้องขอเอกสารเพิ่ม
ให้ทีมงานจัดชุดเอกสารเคลมให้ครบในรอบเดียว
ทีมงานของเราทำหน้าที่มากกว่าการแปล เราตรวจเงื่อนไขกรมธรรม์และรายการเอกสารที่บริษัทกำหนด แล้วจัดชุดเอกสารพร้อมสารบัญและคำแปลให้ครบในรอบเดียว
ประสบการณ์กว่าสิบห้าปีในการทำงานกับเอกสารราชการและเอกสารสถานพยาบาลไทยทำให้เรารู้ว่าเอกสารแต่ละฉบับต้องขอจากแผนกใด และรูปแบบไหนที่ปลายทางยอมรับ
หากท่านกำลังรักษาตัวหรืออยู่ต่างประเทศและไม่สะดวกเดินเรื่องเอง ส่งรายละเอียดเคสมาให้ทีมงานประเมิน เราจะแจ้งรายการเอกสารที่ต้องใช้และกรอบเวลาที่ชัดเจนก่อนเริ่มงาน