ทำไมคำว่ารับรองจึงหมายต่างกันในแต่ละประเทศ
คำว่าคำแปลรับรองฟังดูเหมือนเป็นมาตรฐานสากล แต่ในความเป็นจริงแต่ละประเทศออกแบบระบบตรวจสอบคุณภาพคำแปลไว้คนละแบบ บางประเทศควบคุมที่ตัวบุคคลผู้แปล บางประเทศควบคุมผ่านศาล และบางประเทศปล่อยให้ผู้แปลรับรองตนเองพร้อมรับผิดชอบทางกฎหมาย
ผลที่ตามมาคือคำแปลที่ผ่านฉลุยในประเทศหนึ่งอาจถูกปฏิเสธในอีกประเทศหนึ่งทั้งที่เนื้อหาถูกต้องทุกคำ ปัญหานี้ไม่ได้เกิดจากคุณภาพงานแปล แต่เกิดจากการเลือกระบบรับรองผิดตั้งแต่ต้น
จากการดูแลลูกค้าที่ยื่นเอกสารไปหลายสิบประเทศตลอดสิบห้าปีที่ผ่านมา เราสรุปได้ว่าคำถามแรกที่ควรถามไม่ใช่แปลราคาเท่าไร แต่คือหน่วยงานปลายทางกำหนดให้ใครเป็นผู้แปล
NAATI Certified: ระบบของออสเตรเลียและนิวซีแลนด์
NAATI เป็นองค์กรรับรองคุณวุฒินักแปลและล่ามของออสเตรเลีย ผู้แปลที่ได้รับการรับรองจะมีหมายเลขประจำตัวและตราประทับที่ตรวจสอบย้อนกลับได้ หน่วยงานราชการออสเตรเลียจึงยอมรับคำแปลจากผู้แปลกลุ่มนี้โดยไม่ต้องผ่านการรับรองซ้อนอีกชั้น
จุดแข็งของระบบนี้คือความชัดเจน ผู้พิจารณาเพียงตรวจหมายเลขผู้แปลก็ทราบว่าคำแปลมาจากผู้ที่มีคุณวุฒิจริง ทำให้ขั้นตอนสั้นและลดค่าใช้จ่ายด้านการรับรองต่อไปได้มาก
ข้อควรทราบคือคำแปล NAATI ไม่ได้แปลว่าเอกสารต้นฉบับได้รับการรับรองความถูกต้องไปด้วย หากปลายทางขอให้รับรองสำเนาถูกต้องของต้นฉบับ ยังต้องดำเนินการส่วนนั้นแยกต่างหาก
Sworn Translation: ผู้แปลสาบานตนต่อศาล
ในหลายประเทศของยุโรปภาคพื้นทวีปและอเมริกาใต้ ผู้แปลต้องสาบานตนต่อศาลและขึ้นทะเบียนไว้ คำแปลที่ออกโดยผู้แปลกลุ่มนี้มีสถานะเทียบเท่าเอกสารทางการในประเทศนั้นทันที
ระบบนี้เข้มงวดกว่าในแง่ที่ผู้แปลต้องอยู่ในเขตอำนาจของศาลที่รับสาบานตน ดังนั้นผู้แปลสาบานตนของประเทศหนึ่งจึงไม่ได้มีสถานะเดียวกันเมื่อยื่นในอีกประเทศหนึ่ง แม้จะใช้ภาษาคู่เดียวกันก็ตาม
สำหรับผู้ยื่นจากไทย เส้นทางที่พบบ่อยคือทำคำแปลรับรองจากไทยแล้วผ่านการรับรองที่กงสุลและสถานทูต หรือในบางกรณีต้องให้ผู้แปลสาบานตนในประเทศปลายทางแปลใหม่ ควรตรวจสอบก่อนเพื่อไม่ให้เสียค่าใช้จ่ายซ้ำซ้อน
Certified Translation แบบคำรับรองผู้แปล
ระบบที่ยืดหยุ่นที่สุดคือการให้ผู้แปลแนบคำรับรองท้ายคำแปล ระบุว่าตนมีความสามารถในภาษาคู่นั้นและคำแปลถูกต้องครบถ้วน พร้อมลงชื่อ วันที่ และข้อมูลติดต่อที่ตรวจสอบได้
หน่วยงานในสหรัฐอเมริกา สหราชอาณาจักร และอีกหลายประเทศยอมรับรูปแบบนี้ แต่มักมีเงื่อนไขเพิ่มเติม เช่น ต้องเป็นคำแปลจากบริษัทที่จดทะเบียน หรือมีการรับรองลายมือชื่อผู้แปลโดยผู้มีอำนาจ
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยคือคำรับรองเขียนไม่ครบองค์ประกอบ เช่น ขาดวันที่หรือไม่มีข้อมูลติดต่อ ทำให้เอกสารถูกตีกลับทั้งที่คำแปลไม่มีปัญหา การใช้แบบฟอร์มคำรับรองมาตรฐานช่วยตัดความเสี่ยงนี้ได้
ตารางเปรียบเทียบสามระบบในมุมของผู้ยื่น
ในแง่ความสะดวก ระบบคำรับรองผู้แปลมักใช้เวลาสั้นกว่าและมีค่าใช้จ่ายต่ำกว่า รองลงมาคือ NAATI ซึ่งเร็วพอกันแต่ผูกกับกลุ่มผู้แปลที่จำกัด ส่วนผู้แปลสาบานตนมักใช้เวลามากกว่าเพราะต้องพึ่งผู้แปลในเขตอำนาจเฉพาะ
ในแง่การยอมรับ ผู้แปลสาบานตนมีน้ำหนักสูงสุดในประเทศที่ใช้ระบบนั้น NAATI มีน้ำหนักสูงสุดในออสเตรเลียและนิวซีแลนด์ ส่วนคำรับรองผู้แปลยอมรับกว้างแต่ขึ้นกับดุลพินิจของหน่วยงานมากกว่า
ในแง่การนำไปใช้ซ้ำ คำแปลที่ผ่านการรับรองต่อจากกงสุลและสถานทูตมีโอกาสใช้ได้หลายที่มากกว่า ดังนั้นหากมีแผนยื่นหลายประเทศ ควรวางแผนตั้งแต่ต้นว่าจะทำระบบที่เข้มที่สุดก่อนแล้วต่อยอด
วิธีตรวจข้อกำหนดจากเว็บไซต์หน่วยงานปลายทางก่อนสั่งแปล
ขั้นแรกให้หาหน้าข้อกำหนดเอกสารของหน่วยงานที่จะยื่นโดยตรง ไม่ใช่หน้าสรุปจากเว็บไซต์ตัวกลาง เพราะข้อกำหนดเปลี่ยนบ่อยและเว็บตัวกลางมักอัปเดตช้ากว่าหลายเดือน
ขั้นที่สองให้มองหาคำสำคัญสามคำคือ certified, sworn และ accredited หากพบคำใดคำหนึ่ง ให้ยึดตามนั้นตรงตัว และเก็บภาพหน้าจอพร้อมวันที่ไว้เป็นหลักฐานประกอบเมื่อมีข้อโต้แย้ง
ขั้นที่สามคือตรวจว่าปลายทางขอเอกสารต้นฉบับพร้อมคำแปลหรือรับเฉพาะไฟล์ดิจิทัล เพราะข้อกำหนดนี้กระทบวิธีจัดส่งและระยะเวลาทั้งหมด และเป็นสิ่งที่ผู้ยื่นมักตรวจเป็นอย่างสุดท้ายทั้งที่ควรตรวจตั้งแต่แรก
สรุปแนวทางและวิธีให้ทีมงานดูแลแทน
สรุปคือเลือกระบบตามข้อกำหนดของปลายทาง ไม่ใช่ตามความคุ้นเคยของตนเอง ตรวจข้อกำหนดจากแหล่งต้นทางก่อนสั่งแปล และหากต้องยื่นหลายประเทศให้เริ่มจากระบบที่เข้มที่สุด
ทีมงานของเราให้บริการคำแปลรับรองครอบคลุมทั้งงาน NAATI งานแปลรับรองสำหรับกงสุลและสถานทูต และงานที่ต้องรับรองลายมือชื่อผู้แปล พร้อมตรวจข้อกำหนดของปลายทางให้ก่อนเริ่มงานทุกครั้ง
สิ่งที่ทำให้ลูกค้ากลับมาใช้บริการซ้ำคือเราไม่ได้แปลแล้วจบ แต่ให้คำปรึกษาว่าเอกสารชุดนี้ควรเดินเส้นทางใดจึงประหยัดที่สุดและมีโอกาสผ่านสูงที่สุด ส่งรายละเอียดให้ทีมประเมินทาง LINE ได้ทุกวัน