คำแปลรับรองคืออะไรในมุมของผู้พิจารณา
ผู้พิจารณาไม่ได้อ่านคำแปลเพื่อดูสำนวน แต่อ่านเพื่อยืนยันว่าเอกสารต้นฉบับระบุข้อเท็จจริงอะไรไว้บ้าง คำแปลรับรองจึงต้องสะท้อนต้นฉบับครบทุกส่วนที่ปรากฏ ทั้งหัวกระดาษ เลขที่เอกสาร ตราประทับ ลายมือชื่อ และข้อความที่เขียนด้วยลายมือ การละส่วนใดส่วนหนึ่งเพราะเห็นว่าไม่สำคัญ มักกลายเป็นเหตุให้ถูกขอเอกสารเพิ่ม
อีกจุดที่มักเข้าใจคลาดเคลื่อนคือการคาดหวังให้คำแปลช่วย “แก้” ปัญหาของต้นฉบับ เช่น ชื่อสะกดไม่ตรงหรือวันที่พิมพ์ผิด คำแปลที่ถูกต้องคือคำแปลที่ตรงกับต้นฉบับ ส่วนความคลาดเคลื่อนของต้นฉบับต้องแก้ที่หน่วยงานผู้ออกเอกสาร ไม่ใช่ที่ขั้นตอนการแปล
- แปลครบทุกองค์ประกอบที่ปรากฏบนหน้าเอกสาร รวมถึงตราประทับ
- คงการสะกดตามต้นฉบับ แล้วอธิบายความต่างด้วยเอกสารประกอบ
- ไม่ปรับถ้อยคำทางกฎหมายให้อ่านง่ายจนเปลี่ยนความหมาย
องค์ประกอบที่ควรปรากฏบนคำแปล
คำแปลที่ใช้งานได้ตามปกติจะมีข้อความรับรองของผู้แปล ระบุว่าคำแปลตรงกับต้นฉบับที่เห็น พร้อมชื่อผู้แปล หมายเลขประจำตัวผู้แปล ภาษาและทิศทางการแปล วันที่ และลายมือชื่อ ส่วนรูปแบบการจัดหน้าอาจต่างกันได้ตามผู้ให้บริการ แต่ข้อมูลระบุตัวผู้แปลควรอ่านได้ชัดเจนเสมอ
หากเอกสารมีหลายหน้า ควรมีการเชื่อมโยงระหว่างหน้าให้ชัด เช่น เลขหน้าและการอ้างถึงเอกสารต้นฉบับเดียวกัน เพื่อไม่ให้เกิดข้อสงสัยว่าหน้าใดเป็นของชุดใด กรณีต้นฉบับเป็นสำเนา ควรระบุให้ชัดว่าแปลจากสำเนา ไม่ใช่จากฉบับจริง
- ข้อความรับรองของผู้แปล + ชื่อและหมายเลขประจำตัว
- ระบุภาษาและทิศทางการแปลอย่างชัดเจน
- ระบุว่าแปลจากต้นฉบับหรือจากสำเนา
เอกสารไทยที่พบบ่อยและจุดที่ต้องระวัง
ทะเบียนบ้านและบัตรประชาชนเป็นเอกสารที่ถูกขอบ่อยที่สุด จุดที่มักพลาดคือการแปลเฉพาะหน้าที่มีชื่อผู้ยื่น ทั้งที่หน้าแรกของทะเบียนบ้านมีข้อมูลที่อยู่และเลขรหัสประจำบ้านซึ่งใช้เชื่อมกับเอกสารอื่น อีกกรณีคือใบเปลี่ยนชื่อ ซึ่งจำเป็นเมื่อชื่อในเอกสารเก่ากับใหม่ไม่ตรงกัน
เอกสารการศึกษาและใบรับรองการทำงานมักมีศัพท์เฉพาะที่ต้องคงความหมายเดิม เช่น ชื่อหลักสูตร ชื่อตำแหน่ง และหน่วยกิต การเลือกคำเทียบที่ฟังดูดีกว่าความจริงเป็นความเสี่ยง เพราะผู้พิจารณาอาจเทียบกับเอกสารอื่นในชุดแล้วพบความไม่สอดคล้อง
- ทะเบียนบ้าน: แปลหน้าที่ระบุที่อยู่ด้วย ไม่ใช่เฉพาะหน้ารายชื่อ
- ใบเปลี่ยนชื่อ/นามสกุล: แนบเมื่อชื่อในชุดเอกสารไม่ตรงกัน
- เอกสารการศึกษา: คงชื่อหลักสูตรและตำแหน่งตามต้นฉบับ
ลำดับงานที่ลดการแปลซ้ำ
ลำดับที่ประหยัดที่สุดคือทำให้ต้นฉบับนิ่งก่อนแล้วค่อยแปล ต้นฉบับนิ่งหมายถึงไม่มีแผนเปลี่ยนชื่อ ไม่มีการขอออกเอกสารใหม่ และเป็นฉบับที่ปลายทางระบุว่าต้องการจริง หลายกรณีที่ต้องแปลซ้ำเกิดจากการเริ่มแปลก่อนอ่านรายการเอกสารของปลายทางอย่างละเอียด
หากเอกสารต้องผ่านขั้นตอนรับรองเพิ่มเติมก่อนใช้ต่างประเทศ ควรตรวจก่อนว่าปลายทางต้องการให้รับรองต้นฉบับ คำแปล หรือทั้งสองอย่าง เพราะลำดับที่ต่างกันทำให้ต้องย้อนกลับไปเริ่มใหม่ ผลการพิจารณาทั้งหมดขึ้นกับดุลพินิจของหน่วยงานปลายทาง
สรุปเช็กลิสต์ก่อนส่งแปล
ก่อนส่งเอกสารเข้าสู่ขั้นตอนแปล ควรตรวจสามเรื่องให้จบก่อน คือรายการเอกสารที่ปลายทางต้องการจริง ความสอดคล้องของชื่อและวันที่ทุกฉบับ และความคมชัดของไฟล์สแกน สามเรื่องนี้เป็นต้นเหตุของงานแก้ส่วนใหญ่
- รายการเอกสารตรงกับที่ปลายทางระบุไว้เป็นลายลักษณ์อักษร
- ชื่อ วันเกิด และเลขประจำตัวตรงกันทุกฉบับ
- ไฟล์สแกนอ่านออกทั้งตราประทับและลายมือชื่อ
- ทราบแล้วว่าต้องรับรองต้นฉบับ คำแปล หรือทั้งสอง