สามคำถามที่ปลายทางถามเสมอในเรื่องมรดก
ไม่ว่าจะเป็นธนาคาร สำนักงานทะเบียนที่ดิน หรือบริษัทหลักทรัพย์ในต่างประเทศ ทุกแห่งอ่านชุดเอกสารมรดกด้วยคำถามเดียวกันสามข้อ คือผู้ตายเป็นใครและเสียชีวิตจริงเมื่อใด ใครมีอำนาจจัดการทรัพย์สินแทน และอำนาจนั้นครอบคลุมรายการใดบ้าง
ชุดเอกสารที่ตอบได้เพียงข้อแรกและข้อที่สองมักถูกขอเอกสารเพิ่มในข้อที่สาม เพราะสถาบันการเงินไม่สามารถปล่อยทรัพย์สินออกได้หากขอบเขตอำนาจยังคลุมเครือ นี่คือเหตุผลที่หนังสือมอบอำนาจซึ่งเขียนกว้างเกินไปกลับทำให้เรื่องช้าลง
ในทางปฏิบัติที่เราพบจากการดูแลเคสข้ามประเทศมากว่าสิบห้าปี การเขียนขอบเขตให้เฉพาะเจาะจงถึงระดับชื่อธนาคารและประเภทบัญชีทำให้เรื่องเดินได้เร็วกว่าการเขียนแบบครอบจักรวาลอย่างชัดเจน
เอกสารหลักที่ต้องเตรียมจากฝั่งไทย
แกนหลักมีสามฉบับ ได้แก่ มรณบัตรของผู้ตาย คำสั่งศาลตั้งผู้จัดการมรดก และหนังสือมอบอำนาจในกรณีที่ผู้จัดการมรดกไม่สามารถไปดำเนินการด้วยตนเอง สามฉบับนี้คือชุดที่ปลายทางเกือบทุกแห่งขอเหมือนกัน
เอกสารประกอบที่ควรเตรียมคู่กันคือทะเบียนบ้านที่จำหน่ายชื่อผู้ตายแล้ว ทะเบียนสมรสหรือใบสำคัญการหย่าเพื่อแสดงสถานะคู่สมรส และสูติบัตรของทายาทเมื่อความสัมพันธ์เป็นประเด็น เอกสารกลุ่มนี้ช่วยยืนยันลำดับทายาทให้ผู้พิจารณาเห็นภาพครบ
หากทรัพย์สินเป็นอสังหาริมทรัพย์หรือหุ้น ควรเตรียมหลักฐานแสดงรายการทรัพย์สินนั้นด้วย เช่น สำเนาโฉนดหรือหนังสือรับรองการถือหุ้น เพื่อให้ขอบเขตในหนังสือมอบอำนาจอ้างอิงรายการที่ตรงกับเอกสารจริง
คำสั่งตั้งผู้จัดการมรดกและหนังสือรับรองคดีถึงที่สุด
คำสั่งตั้งผู้จัดการมรดกคือเอกสารที่ให้อำนาจตามกฎหมาย แต่ลำพังคำสั่งอย่างเดียวมักไม่พอสำหรับธนาคารต่างประเทศ เพราะไม่ได้บอกว่าคำสั่งนั้นถึงที่สุดแล้วหรือยังอยู่ในระยะเวลาที่อาจถูกคัดค้าน
ด้วยเหตุนี้จึงควรขอหนังสือรับรองคดีถึงที่สุดควบคู่กันไป เอกสารฉบับนี้มีขนาดสั้นแต่มีน้ำหนักสูงมากในสายตาผู้พิจารณา และเป็นฉบับที่ลูกค้าลืมขอบ่อยที่สุดจนต้องกลับไปศาลอีกรอบ
เมื่อได้ทั้งสองฉบับแล้ว ให้ตรวจว่าเลขคดี ชื่อผู้ตาย และชื่อผู้จัดการมรดกสะกดตรงกันทุกจุด หากมีจุดใดคลาดเคลื่อนควรแก้ที่ต้นทางก่อนส่งแปล เพราะการแก้หลังรับรองแล้วต้องเริ่มลำดับการรับรองใหม่ทั้งหมด
หนังสือมอบอำนาจเมื่อทายาทอยู่คนละประเทศ
กรณีที่พบบ่อยคือผู้จัดการมรดกอยู่ที่ไทยแต่ทรัพย์สินอยู่ต่างประเทศ หรือกลับกันคือทายาทอยู่ต่างประเทศแต่ต้องจัดการทรัพย์สินในไทย ทั้งสองกรณีแก้ได้ด้วยหนังสือมอบอำนาจที่รับรองลายมือชื่ออย่างถูกต้อง
หากผู้มอบอำนาจอยู่ต่างประเทศ สามารถลงนามต่อหน้าเจ้าหน้าที่สถานทูตหรือสถานกงสุลไทย หรือต่อหน้าผู้มีอำนาจรับรองในประเทศนั้นแล้วนำไปรับรองต่อตามระบบของประเทศนั้น ก่อนส่งกลับมาใช้ในไทย
ข้อควรระวังคือระยะเวลาที่ระบุในหนังสือมอบอำนาจ ควรกำหนดให้ยาวพอครอบคลุมขั้นตอนทั้งหมดแต่ไม่เปิดกว้างไม่มีกำหนด เพราะเอกสารที่ไม่มีวันสิ้นสุดมักถูกสถาบันการเงินตั้งคำถามเรื่องความเสี่ยง
ลำดับการรับรองและเหตุผลที่ห้ามสลับขั้น
ลำดับมาตรฐานคือคัดเอกสารฉบับรับรองจากต้นทาง แปลโดยผู้แปลที่ปลายทางยอมรับ รับรองคำแปล นำไปรับรองที่กรมการกงสุล แล้วจึงรับรองที่สถานทูตหรือขอ Apostille ตามข้อกำหนดของประเทศปลายทาง
การสลับขั้นทำให้เอกสารถูกส่งกลับเสมอ เพราะแต่ละหน่วยงานรับรองลายมือชื่อของขั้นก่อนหน้า ไม่ได้รับรองเนื้อหาโดยตรง หากไม่มีลายมือชื่อที่ถูกต้องให้รับรอง กระบวนการก็เดินต่อไม่ได้
สำหรับเคสมรดกที่มีเอกสารหลายฉบับ แนะนำให้ส่งเข้ากระบวนการเป็นชุดเดียวกันทั้งหมด เพราะการทยอยส่งทีละฉบับทำให้วันที่รับรองไม่เท่ากันและอาจมีบางฉบับหมดอายุก่อนถึงมือปลายทาง
ข้อควรระวังเรื่องอายุเอกสารและการสะกดชื่อผู้ตาย
ธนาคารต่างประเทศจำนวนมากกำหนดว่าเอกสารรับรองต้องมีอายุไม่เกินสามถึงหกเดือนนับจากวันรับรอง หากขั้นตอนภายในของครอบครัวใช้เวลานาน ควรเริ่มรับรองหลังจากเอกสารครบแล้วเท่านั้น ไม่ควรรับรองล่วงหน้าไว้ก่อน
การสะกดชื่อผู้ตายเป็นอีกจุดที่ทำให้เรื่องหยุดชะงัก เพราะเอกสารไทยหลายฉบับอาจใช้การถอดอักษรต่างกัน แนวทางคือยึดการสะกดตามหนังสือเดินทางของผู้ตายเป็นหลัก และใช้แบบเดียวกันในคำแปลทุกฉบับ
หากพบว่าเอกสารเก่ามีการสะกดต่างจนแก้ไม่ได้ ให้จัดทำหนังสือรับรองยืนยันว่าเป็นบุคคลเดียวกันพร้อมอ้างอิงเลขประจำตัวประชาชนหรือเลขหนังสือเดินทาง แล้วรับรองลายมือชื่อแนบไปในชุดเดียวกัน
สรุปแนวทางและวิธีให้ทีมงานดูแลแทน
สรุปคือเตรียมมรณบัตร คำสั่งตั้งผู้จัดการมรดกพร้อมหนังสือรับรองคดีถึงที่สุด และหนังสือมอบอำนาจที่ระบุขอบเขตชัดเจน แล้วเดินลำดับการรับรองเป็นชุดเดียวโดยยึดการสะกดชื่อแบบเดียวกันทั้งหมด
เคสมรดกข้ามประเทศมีรายละเอียดปลีกย่อยมากและมักมีข้อจำกัดด้านเวลา ทีมงานของเราช่วยวางลำดับงานตั้งแต่ต้น ประสานการคัดเอกสาร จัดทำคำแปลรับรอง และเดินเรื่องรับรองต่อจนครบทุกชั้น
เราไม่ได้เป็นเพียงผู้รับจัดทำเอกสาร แต่ทำหน้าที่เป็นที่ปรึกษาที่ช่วยประเมินว่าปลายทางแต่ละแห่งต้องการอะไร และเตือนล่วงหน้าถึงจุดที่มักทำให้เรื่องช้า ปรึกษาทีมงานของเราได้ทาง LINE ก่อนเริ่มดำเนินการ