Notary Public ในประเทศไทย

ในไทย งานรับรองเอกสารและลายมือชื่อโดยทนายเกี่ยวข้องกับระบบ Notarial Services Attorney ของสภาทนายความ ควรตรวจสถานะผู้ประกอบวิชาชีพและขอบเขตงานก่อนนัด คำว่า Notary Public ที่ใช้สื่อสารกับต่างประเทศไม่ได้หมายความว่าทนายไทยมีอำนาจทุกอย่างเหมือน civil-law notary หรือเจ้าหน้าที่ของประเทศผู้รับ

ถ้าหน่วยงานปลายทางระบุชื่อวิชาชีพ ประเทศที่ต้องออกคำรับรอง หรือให้ใช้เจ้าหน้าที่กงสุล ให้ส่งข้อความนั้นให้ทนายตรวจทั้งฉบับ โดยเฉพาะแบบสำหรับธุรกรรมที่ดิน ศาล หรือคำให้การตามกฎหมายเฉพาะ การมีตรารับรองในไทยไม่ทดแทนการตรวจเงื่อนไขเหล่านี้

Certified True Copy มุ่งเปรียบเทียบสำเนากับเอกสารที่นำมาให้ตรวจ เตรียมต้นฉบับที่อ่านได้และสำเนาครบหน้ารวมด้านหลัง ถ้าหนังสือเดินทางมีหน้าที่ผู้รับต้องการเพิ่มเติม ให้ขอรายการหน้าโดยตรง ไม่ใช้เฉพาะหน้ารูปโดยอัตโนมัติ

ภาพถ่ายหรือสแกนช่วยประเมินเบื้องต้น แต่ไม่ควรสรุปว่ารับรองสำเนาได้จากไฟล์ทุกกรณี ถามก่อนว่าต้องแสดงต้นฉบับหรือใช้วิธีตรวจใด คำรับรองสำเนาไม่ใช่หลักฐานยืนยันว่าข้อมูลของผู้ออกเป็นจริง หรือยืนยันว่ามหาวิทยาลัยและหน่วยงานทุกแห่งจะรับเอกสารนั้น

สำหรับงานที่ต้องลงนามต่อหน้าทนาย ให้นำเอกสารที่ยังไม่ลงนามและหลักฐานตัวตนตามที่ทนายแจ้ง ตรวจชื่อในแบบฟอร์มกับหนังสือเดินทางหรือบัตรประจำตัวก่อนนัด หากมีการเปลี่ยนชื่อ ให้แจ้งและเตรียมหลักฐานเชื่อมชื่อ ไม่แก้คำสะกดเองโดยไม่ตรวจผู้รับ

ผู้ลงนามต้องเข้าใจข้อความและลงนามโดยสมัครใจ หากอ่านภาษาของแบบฟอร์มไม่ได้ ให้แจ้งล่วงหน้าเพื่อพิจารณาผู้แปลหรือล่าม การส่งภาพลายเซ็นหรือไฟล์ที่เซ็นไว้แล้วไม่ทดแทนการพบต่อหน้าในงานที่กำหนดให้ต้องเป็นพยานการลงนาม

หนังสือมอบอำนาจควรระบุผู้มอบ ผู้รับมอบ เรื่องที่ให้ทำ และขอบเขตอำนาจตามแบบที่ผู้รับยอมรับ ธนาคาร นายทะเบียน และหน่วยงานที่ดินอาจมีแบบเฉพาะ ขอแบบล่าสุดก่อนจัดร่าง ไม่ถือว่า Power of Attorney แบบทั่วไปใช้ได้กับธุรกรรมทุกประเภท

Affidavit และ Statutory Declaration อาจมีคำให้การ คำสาบานหรือคำยืนยัน และคุณสมบัติผู้เป็นพยานตามกฎหมายของประเทศที่เกี่ยวข้อง ให้ส่งคำแนะนำของผู้รับไปพร้อมแบบฟอร์ม อย่าถือว่าสองชื่อเป็นเอกสารชนิดเดียวกัน หรือว่าทนายไทยมีอำนาจรับรองตามแบบต่างประเทศทุกฉบับ

ถ้าผู้ลงนามทำหน้าที่แทนบริษัท ให้เตรียมเอกสารนิติบุคคลและหลักฐานอำนาจตามที่ผู้รับและทนายกำหนด เช่น หนังสือรับรอง มติ หรือหนังสือมอบอำนาจ ตรวจชื่อบริษัท เลขทะเบียน และตำแหน่งให้ตรงกับฉบับที่ใช้อ้างอิง พร้อมภาคผนวกที่ต้องลงนาม

การรับรองว่าบุคคลลงลายมือชื่อไม่ได้เป็นความเห็นว่าสัญญาทุกข้อชอบด้วยกฎหมาย หรือยืนยันอำนาจแทนองค์กรโดยไม่มีหลักฐาน หากต้องการตรวจสัญญาหรือความเห็นทางกฎหมาย ให้แยกขอบเขตนั้นจากงานรับรองและตกลงกับผู้มีคุณสมบัติที่เกี่ยวข้อง

ผู้รับอาจกำหนดให้มีการรับรองต่อจากทนาย แต่ลำดับขึ้นอยู่กับประเภทเอกสาร ประเทศผู้ออก และหน่วยงานที่จะนำไปใช้ ตรวจคำแนะนำกรมการกงสุลและสถานทูตที่เกี่ยวข้อง การนิติกรณ์หรือ Apostille ไม่ใช่การรับประกันเนื้อหาในเอกสารหรือผลคำร้อง

ตรวจทาน 9 ตุลาคม 2026: ตารางสถานะ HCCH ระบุไทยเข้าเป็นภาคีวันที่ 30 มิถุนายน 2026 และมีกำหนดมีผลวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2027 จึงไม่ควรโฆษณาว่าเอกสารไทยใช้ Apostille ได้แล้วในวันนี้ ก่อนยื่นให้ตรวจสถานะล่าสุดและคำแนะนำของหน่วยงานผู้มีอำนาจ รวมถึงความสัมพันธ์ของอนุสัญญากับประเทศผู้รับ

เริ่มด้วยส่งแบบฟอร์ม รายการของผู้รับ และรายละเอียดงานให้เจ้าหน้าที่ตรวจเบื้องต้น จากนั้นยืนยันว่ารับรองอะไร ใครต้องมา และต้องใช้ต้นฉบับใด เมื่อขอบเขตชัดจึงตกลงนัดหมาย ตรวจตัวตนและเอกสาร แล้วลงนามหรือเปรียบเทียบสำเนาตามขั้นตอนที่เกี่ยวข้อง

หากต้องการนัดนอกสถานที่ ให้แจ้งที่อยู่ จำนวนผู้ลงนาม การเดินทางหรือข้อจำกัดด้านสุขภาพ แล้วรอเจ้าหน้าที่ยืนยันพื้นที่และเวลาที่ทำได้ ไม่ถือว่าหน้าค้นหาพื้นที่เป็นหลักฐานว่ามีทนายประจำทุกจังหวัด หรือรับรองได้ทันทีทุกชั่วโมง สอบถามราคากับเจ้าหน้าที่ก่อนเริ่มงาน

ตรวจชื่อ เลขเอกสาร จำนวนหน้า จุดลงนาม ข้อความรับรอง และสิ่งแนบเทียบกับขอบเขตที่ตกลง เก็บข้อมูลผู้รับและสำเนาชุดที่ยื่นไว้ หากต้องมีนิติกรณ์ต่อให้ยืนยันขั้นตอนก่อนส่งเอกสารต้นฉบับ อย่าลบหรือแก้ข้อความในฉบับที่ลงนามรับรองแล้วเอง

ถ้าผู้รับแจ้งข้อบกพร่อง ให้นำหนังสือแจ้งฉบับเต็มและเอกสารทั้งชุดกลับมาตรวจ แยกว่าเป็นแบบฟอร์ม ตัวตน ขอบเขตคำรับรอง หรือขั้นตอนต่อเนื่อง เอกสารที่ทนายอื่นรับรองแล้วควรให้ผู้เกี่ยวข้องประเมินจากฉบับจริง ไม่สรุปว่าต้องทำใหม่ทั้งหมดหรือใช้ต่อได้เสมอ