แปลและรับรองเอกสาร

คำว่าเอกสารแปลรับรองอาจหมายถึงคนละอย่างสำหรับสถานทูต มหาวิทยาลัย ศาล และนายจ้าง จึงควรขอรายการเอกสารสำหรับเรื่องที่ยื่นจริง ไม่ใช้คำแนะนำของผู้สมัครคนอื่นแทนข้อกำหนดของตนเอง หากรายการระบุเพียง certified translation ให้สอบถามว่าต้องการข้อความรับรองของผู้แปล คุณสมบัติเฉพาะ หรือการรับรองลายมือชื่อด้วยหรือไม่

เก็บชื่อหน่วยงาน ประเทศ วัตถุประสงค์ ลิงก์รายการเอกสาร และวันที่ได้รับคำแนะนำไว้ด้วยกัน หากข้อมูลสองแหล่งขัดกัน ให้ผู้รับยืนยันเป็นลายลักษณ์อักษร การเริ่มแปลก่อนทราบเงื่อนไขอาจทำให้ต้องเปลี่ยนผู้แปลหรือจัดคำรับรองใหม่ทั้งชุด

งานแปลถ่ายทอดข้อความจากต้นฉบับ คำรับรองนักแปลอธิบายความถูกต้องและความสามารถตามที่ผู้รับกำหนด ส่วนการรับรองลายมือชื่อหรือการนิติกรณ์มีหน้าที่ตรวจตามขอบเขตของหน่วยงานนั้น ไม่ใช่การรับประกันว่าข้อความในต้นฉบับเป็นจริงหรือว่าคำแปลจะผ่านทุกหน่วยงาน

ไม่ควรวางลำดับตายตัวว่าแปลแล้วต้องผ่าน Notary กงสุล และสถานทูตทุกครั้ง บางงานใช้คำแปลพร้อมคำรับรองของผู้แปล บางงานต้องใช้ผู้แปลในทะเบียนเฉพาะ และบางงานต้องรับรองเอกสารต้นฉบับแยกจากคำแปล ให้เจ้าหน้าที่ตรวจเส้นทางจากเอกสารและข้อกำหนด ไม่เลือกจากจำนวนตราที่โฆษณา

การยื่นวีซ่ากับการประเมินวุฒิในประเทศเดียวกันอาจใช้เงื่อนไขต่างกัน ดูรายการของใบสมัครหรือองค์กรผู้ประเมินโดยตรง ตัวอย่างเช่น GOV.UK มีคำแนะนำเอกสารประกอบ UK Visitor ส่วน IRCC อธิบายเอกสารคำแปลสำหรับการยื่นในระบบของแคนาดา แต่ไม่ควรขยายข้อกำหนดเหล่านี้ไปใช้กับทุกคำร้อง

กรณีรายการระบุ NAATI ให้ตรวจชื่อผู้ถือคุณสมบัติ ประเภท และคู่ภาษาในทะเบียน NAATI ไม่ถือว่าตราบริษัทหรือคะแนนสอบภาษาทดแทนคุณสมบัตินั้นได้ สำหรับเอกสารการศึกษา ให้แปลชื่อวิชา เกรด และหมายเหตุจากต้นฉบับ ไม่แปลงวุฒิหรือคะแนนเป็นระบบของประเทศผู้รับเอง

เอกสารเกิด สมรส หย่า และเปลี่ยนชื่อมักเกี่ยวข้องกับคนเดียวกันหลายช่วงเวลา ควรทำรายการชื่อก่อนและหลังเปลี่ยน พร้อมสะกดชื่อจากหนังสือเดินทางหรือเอกสารที่ผู้รับกำหนด ส่งหน้าที่มีหมายเหตุด้านหลังด้วย เพราะอาจมีข้อความที่เปลี่ยนสถานะของเอกสาร

หากต้นฉบับสองฉบับมีวันหรือชื่อไม่ตรงกัน ต้องตรวจเหตุผลกับผู้ออกเอกสาร ไม่ให้ผู้แปลแก้ข้อมูลเพื่อให้ดูตรงกันโดยไม่มีหลักฐาน คำแปลควรสะท้อนต้นฉบับ ส่วนเอกสารอธิบายความต่างหรือการแก้ทะเบียนเป็นงานที่ต้องพิจารณาแยกต่างหาก

ก่อนแปลสัญญา ให้ระบุว่าใช้เพื่ออ่านภายใน เจรจา ลงนาม หรือยื่นหน่วยงาน และแจ้งว่าภาษาใดเป็นฉบับมีผลตามข้อตกลง ส่งภาคผนวก นิยามคำ และเอกสารอ้างอิงที่ต้องแปลพร้อมกัน เพื่อไม่ให้ชื่อบริษัทหรือคำเฉพาะเปลี่ยนความหมายระหว่างหน้า

การแปลไม่ใช่ความเห็นทางกฎหมาย ไม่ยืนยันอำนาจลงนามและไม่ตรวจสถานะนิติบุคคลแทนหน่วยงานที่มีหน้าที่ หากผู้รับต้องการหนังสือรับรองบริษัทที่ออกใหม่หรือหลักฐานผู้มีอำนาจ ให้จัดเอกสารเหล่านั้นก่อนยืนยันขั้นตอนรับรอง

Apostille เป็นระบบรับรองตามอนุสัญญาที่ต้องตรวจประเทศผู้ออก ประเทศผู้รับ ประเภทเอกสาร และวันมีผล ไม่ใช่ชื่อเรียกทั่วไปของตรารับรองคำแปล ดูตารางสถานะและคำอธิบายของ HCCH รวมถึงคำแนะนำของหน่วยงานผู้มีอำนาจ

ตรวจทาน 9 ตุลาคม 2026: ตาราง HCCH ระบุไทยเข้าเป็นภาคีวันที่ 30 มิถุนายน 2026 และมีกำหนดมีผลวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2027 จึงไม่ควรสรุปว่าเอกสารไทยใช้ Apostille ได้แล้วในขณะนี้ สำหรับงานที่จะยื่นก่อนหรือหลังวันนั้น ให้ตรวจแนวทางกรมการกงสุลและประเทศผู้รับอีกครั้ง ไม่สรุปเส้นทางจากประเทศสมาชิกเพียงอย่างเดียว

ส่งไฟล์ครบหน้า คู่ภาษา ชื่อผู้รับ รายการคำรับรอง วันต้องใช้ และวิธีรับเอกสารที่ผู้รับยอมรับ หากต้องใช้ต้นฉบับ ให้ถามก่อนส่งทางไปรษณีย์ เอกสารที่อ่านไม่ชัดควรขอภาพใหม่ ไม่ให้ผู้แปลเดาชื่อ ตัวเลข หรือตราประทับ

ให้เจ้าหน้าที่แจ้งขอบเขตงานแปล การตรวจแก้ คำรับรอง และขั้นตอนที่ดำเนินการแทนได้ก่อนเริ่ม สอบถามราคากับเจ้าหน้าที่ โดยแยกค่าบริการ ค่าธรรมเนียมราชการ และวิธีจัดส่ง ไม่มีระยะเวลาตายตัวสำหรับทุกคู่ภาษาและทุกหน่วยงาน

ก่อนยื่น ตรวจจำนวนหน้า ชื่อ เลขเอกสาร วันที่ การแนบต้นฉบับและคำรับรอง เทียบกับรายการล่าสุดของผู้รับ เก็บคำตอบเรื่องรูปแบบไฟล์และเงื่อนไขรับรองไว้ หากผู้รับขอข้อมูลเพิ่ม ให้ส่งหนังสือแจ้งฉบับเต็มแก่เจ้าหน้าที่ ไม่สรุปจากข้อความสั้น ๆ ว่าต้องเพิ่มตราใด

หน้านี้เป็นคู่มือเลือกบริการ ไม่ใช่คำรับประกันผลวีซ่า การประเมินวุฒิ หรือการยอมรับของหน่วยงาน แหล่งวิชาชีพและหน่วยงานทางการที่อ้างอิงใช้ตรวจข้อกำหนด ไม่ได้เป็นหลักฐานว่าหน่วยงานเหล่านั้นรับรองบริษัท