Certified True Copy (รับรองสำเนา)

คู่มือ Notary Public รับรอง Certified True Copy (รับรองสำเนา) ฉบับสมบูรณ์ ปี 2026

Certified True Copy (CTC) คือการที่ Notary ตรวจสอบเอกสารต้นฉบับและรับรองว่าสำเนา (Copy) ที่นำมานั้น 'ตรงกับต้นฉบับทุกประการ' (True Copy of the Original) เอกสารประเภทนี้จำเป็นเมื่อผู้ขอไม่ต้องการให้ต้นฉบับออกจากมือ (เช่น Passport, Degree Certificate, Title Deed โฉนดที่ดิน) แต่หน่วยงานปลายทางต้องการเห็นว่าสำเนาเป็นของจริง CTC เป็นเอกสารที่ใช้บ่อยที่สุดในการสมัครงานต่างประเทศ ยื่นวีซ่า ใช้ในธนาคารต่างประเทศ และในกระบวนการ KYC ของสถาบันการเงินภายใต้ FATF Recommendations

ฐานทางกฎหมายของ Certified True Copy (รับรองสำเนา)

ในไทย CTC อิงตามข้อบังคับสภาทนายความ พ.ศ. 2546 ข้อ 8(2) ที่ให้ทนาย Notarial Services Attorney รับรองสำเนาเอกสาร พร้อมประทับตรา 'Certified True Copy' หรือ 'I certify that this is a true copy of the original document presented to me' ในระดับนานาชาติ CTC ของไทยที่ผ่าน Apostille ใช้ได้ในประเทศ Hague ตามมาตรา 1 ของ Convention ที่นิยาม Public Document ครอบคลุม 'documents emanating from an authority or an official connected with the courts or tribunals' ซึ่งรวม Notary ในประเทศที่กฎหมาย Civil Law (เช่น Germany, France) และที่กฎหมาย Common Law (เช่น UK, Australia, US) เปรียบเทียบ Notarial Services Attorney ของไทยกับ Notary Public ของประเทศนั้น

กรณีไหนที่ต้องใช้ Certified True Copy (รับรองสำเนา)

(1) สมัครงานต่างประเทศ — บริษัทขอ CTC ของ Degree + Transcript เพื่อตรวจสอบวุฒิการศึกษาก่อนทำสัญญา (2) ยื่น Visa Skilled Worker UK / 482 Australia / H-1B US — Sponsor ขอ CTC Degree (3) เปิดบัญชี Offshore ที่ Singapore, Switzerland, Cayman, Mauritius — Bank ขอ CTC Passport + Utility Bill (4) Property Conveyancing — Solicitor ขอ CTC Passport + Marriage Cert (5) ยื่น Apostille — กรมการกงสุลรับเฉพาะต้นฉบับหรือ Certified True Copy ที่ Notary ลงนาม (6) Trademark Registration ใน WIPO/EUIPO — ขอ CTC Power of Attorney (7) Probate Court ในต่างประเทศ — ขอ CTC Death Certificate + Will (8) Adoption — ขอ CTC Home Study + Background Check

ขั้นตอนการรับรองที่ NAATI Thailand

ขั้นที่ 1 ลูกค้านำต้นฉบับมาที่ออฟฟิศ NAATI Thailand Bangkok พร้อมสำเนาที่ต้องการรับรอง (จำนวนตามต้องการ) สำหรับเอกสารที่นำต้นฉบับมาไม่ได้ (Passport ใช้อยู่) ทีมจะถ่ายต้นฉบับให้และคืนทันที ขั้นที่ 2 ทนายตรวจสอบทีละหน้าโดยเปรียบเทียบกับต้นฉบับ ลงนาม + ประทับตรา + Embossed Seal บนสำเนาทุกหน้า (ป้องกัน Page Substitution) ขั้นที่ 3 (ถ้าต้องใช้ต่างประเทศ) ส่งต่อ Apostille MFA สำหรับเอกสารทุกฉบับ ราคา 200 บาท/Apostille ขั้นที่ 4 (ถ้าต้องใช้ในประเทศ Non-Hague) นำไปสถานทูตประเทศนั้นในกรุงเทพเพื่อทำ Consular Legalization Same-day Service ทำได้ภายใน 2 ชั่วโมง ถ้าจองล่วงหน้า 24 ชั่วโมงและจ่ายค่า Rush Fee 1,000 บาท

การยอมรับในระดับนานาชาติ (Hague Apostille 2024)

CTC ของ Notary ไทย + Apostille ได้รับการยอมรับใน: USA — USCIS, US State Department, ทุก State Bar ของอเมริกา (ภายใต้ Uniform Foreign-Country Money Judgments Recognition Act); UK — Home Office, UKVI, UK NARIC/ECCTIS (สำหรับวุฒิการศึกษา); Germany — BAMF, Anabin Database, Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB); France — Préfecture, Ministère de l'Intérieur; Australia — Department of Home Affairs, AHPRA, NAATI สำหรับ Translator Certification; Canada — IRCC, WES/IQAS/ICAS; Japan — Immigration Services Agency, Ministry of Justice; Korea — HiKorea Immigration; Singapore — MOM, ICA; UAE — MOFAIC (ตั้งแต่ Apostille ใช้ได้ 2024); Saudi Arabia — MOFA (Apostille ใช้ได้ตั้งแต่ ธ.ค. 2022)

ความผิดพลาดที่พบบ่อยและวิธีหลีกเลี่ยง

(1) Notary ที่ไม่ใช่ Notarial Services Attorney — ที่ไทยมีแต่ทนายที่ผ่านการอบรมและขึ้นทะเบียนเท่านั้นที่ทำได้ (ทนายทั่วไปรับรองเอกสารได้แค่บางประเภท) (2) ใช้ Notary ของ JP Morgan, HSBC ทำในไทย — ไม่ใช่ Public Document ตาม Hague (3) สำเนาผิดสี/ขนาด — บางเอกสาร (เช่น Passport) ต้องเป็นสีและขนาด 100% (4) Page Substitution — ถ้า Notary ไม่ประทับทุกหน้า ฝ่ายปลายทางอาจปฏิเสธเพราะกลัวการสลับหน้า (5) Apostille หน้าหลังของ Notary Certificate ไม่ใช่หน้าเอกสาร — ทำให้ Apostille Validation ไม่ตรง (6) เอกสารที่เป็นภาษาไทยอย่างเดียว — บางประเทศต้องการคำแปล Certified พร้อม CTC (7) CTC เก่าเกิน 3 เดือน — Bank Singapore, Hong Kong ไม่รับ (8) ถ่ายต้นฉบับเอง ไม่ให้ Notary ถ่าย — ฝ่ายต่างประเทศบางที่ไม่รับ ต้องให้ Notary ถ่ายต่อหน้า

ค่าใช้จ่ายและระยะเวลา

Notary CTC: 1,500 บาท/ชุด (สูงสุด 5 หน้า), 200 บาท/หน้าเพิ่ม, Apostille 200 บาท/ฉบับ, Embassy Legalization 800–2,500 บาทแล้วแต่สถานทูต, Mobile Notary 1,500 บาท Timeline: CTC ทำได้ใน 30 นาที ถ้านัดล่วงหน้า, Same-day 1,000 บาท, ปกติ Same-day + Apostille 2 วัน, เร่งด่วน 1 วัน

กรณีศึกษาจริง

คำถามเชิงลึกที่ลูกค้าถามบ่อย

บทสรุปและคำแนะนำของทีม

Certified True Copy เป็นบริการพื้นฐานที่สำคัญที่สุดของ Notary และเป็นจุดเริ่มต้นของ Workflow เอกสารระหว่างประเทศเกือบทุกประเภท ความเชี่ยวชาญในการเลือก Format ที่ตรงตามข้อกำหนดของหน่วยงานปลายทาง (USCIS, IRCC, BAMF, MOM ฯลฯ) เป็นสิ่งที่แยก Notary มืออาชีพออกจากบริการทั่วไป NAATI Thailand ออก CTC กว่า 5,000 ชุด/ปี ครอบคลุมทุกประเทศปลายทาง

แหล่งอ้างอิงทางการ

• ข้อบังคับสภาทนายความ พ.ศ. 2546
• Hague Apostille Convention — Public Documents Definition
• FATF Recommendation 10 — CDD